Mientras trabaja simultáneamente en dos proyectos diferentes, su jefe le ha encomendado dos nuevas tareas. Le llegan tres nuevos correos electrónicos mientras habla por teléfono. Intentas salir de casa a la hora prevista para hacer la compra de camino a casa para la cena. Tu Blackberry y tu móvil no paran de sonar. Su Google Reader está repleto con más de 100 mensajes para leer cuando un compañero de trabajo entra con una solicitud de información.
Realizas varias tareas a la vez con la eficacia de los Hermanos Ringling. Te saludo, multitarea.
En esta era de tecnología instantánea nos enfrentamos a una sobreabundancia de información y demandas de tiempo. Esto contribuye a la popularidad de GTD en el mundo de la información, porque es un sistema hecho para tomar decisiones rápidas y mantener organizadas todas las exigencias de tu vida. Pero incluso cuando utilizamos GTD, hay momentos en los que estamos tan sobrecargados de tareas que nuestro sistema empieza a fallar.
How to Multi-task, un reciente artículo de Life Hack, proporciona información útil sobre la naturaleza de la multitarea y cómo hacerlo manteniendo la atención en una tarea cada vez.
Este artículo ofrece consejos sobre cómo trabajar de la forma menos complicada posible para tu salud mental.
En primer lugar, una lista rápida de razones por las que la multitarea es mala:
- Debido a la necesidad de cambiar de tarea y volver a cambiar, la multitarea es menos eficaz.
- Como la multitarea es más difícil, puede provocar estrés y errores.
- En este mundo ya de por sí caótico, la multitarea puede ser una locura, así que tenemos que encontrar un pequeño remanso de cordura y calma para acabar con el miedo.
Los siguientes consejos son sobre cómo NO hacer varias cosas a la vez:
- En primer lugar, dependiendo de tu situación, crea listas de tareas para distintas situaciones (como llamadas, ordenador, recados, casa, esperas, etc.).
- Disponga de una herramienta para tomar notas rápidas sobre lo que hay que hacer, como un cuaderno.
- Tener una bandeja de entrada física y otra de correo electrónico (las menos posibles) para que todo lo que llegue se recoja en un mismo lugar (una para las cosas en papel y otra para las digitales).
- Organiza tu día, dejando bloques libres entre medias para cualquier emergencia de última hora. Dependiendo de lo que te funcione, puedes intentar un bloque de una hora o de media. Otra opción es la siguiente: Bloques de 40 minutos, con 20 minutos en medio para actividades extraescolares.
- Empieza a trabajar en tu tarea más importante nada más levantarte. Antes de terminar esto, no hagas nada más. Tómate un breve descanso antes de empezar tu siguiente Tarea Más Importante. El resto del día será fácil si puedes terminar dos o tres de éstas por la mañana.
- Apague todas las demás distracciones mientras trabaja en una tarea durante un bloque de tiempo. Si puedes, apaga Internet y el correo electrónico de tu ordenador. Apaga tu dispositivo móvil. Si es posible, evita contestar al teléfono. Intenta mantener tu atención en esa tarea y completarla sin pensar en nada más.
- Detente si tienes ganas de consultar el correo electrónico o hacer otra cosa. Respira hondo. Recupere la atención. Vuelve al proyecto actual.
- Pon en la bandeja de entrada cualquier elemento adicional que llegue mientras estás trabajando o anótalo en tu sistema de captura. Vuelve al proyecto actual.
- Cuando hayas terminado la tarea que tenías entre manos, repasa periódicamente tus notas y tu bandeja de entrada, añadiendo las tareas a tus listas de pendientes y, si es necesario, ajustando tu agenda. Revisa periódicamente tus bandejas de entrada de correo electrónico y otros elementos.
- A veces, una interrupción es tan apremiante que no puedes esperar a abordarla después de terminar la tarea actual. En ese caso, intenta llevar un registro de dónde estás con la tarea en cuestión tomando notas si tienes tiempo, y agrupa y aparta todos los documentos o notas relevantes (posiblemente en una carpeta de «acciones» o de proyectos). A continuación, puedes sacar la carpeta y consultar tus notas para ver dónde lo dejaste cuando vuelvas a esa tarea.
- Estírate, inspira profundamente y tómate descansos periódicos. Disfruta de la vida. Sal a la calle y disfruta del paisaje. Mantén la cordura.
