Una de las razones por las que aplazamos la Revisión Semanal GTD es que puede llevarnos mucho tiempo. Muchas de mis revisiones me llevan entre dos y tres horas, a veces incluso más si me interrumpen repetidamente. Tiene sentido que mucha gente omita este importante paso cuando algo lleva tanto tiempo y estamos tan ocupados con otros proyectos.
No tiene por qué llevar tanto tiempo, vengo a decir.
La Revisión Semanal, como dije hace poco, es esencial para GTD y para alcanzar tus objetivos. Dicho esto, si tienes una agenda apretada, es imprescindible que termines esta importante tarea en menos de una hora, o incluso en 30 minutos, si puedes.
Es factible. Así es cómo:
- Todos los días, revisa tu bandeja de entrada y tus listas de tareas pendientes. No tienes que ocuparte de todo lo que hay en tu bandeja de entrada, pero deberías revisarla y, para cada elemento, tirarlo a la basura, delegarlo, archivarlo o ponerlo en una lista de tareas pendientes (consulta 3 pasos para tener un escritorio permanentemente despejado).
- Además, debes revisar tus listas de próximas acciones al menos una vez al día, marcando los elementos completados, añadiendo otros nuevos y eliminando todo lo que sobre. Si puedes, intenta establecer esto como una rutina diaria. Aunque la revisión te llevará algo más de tiempo si te saltas este paso, puedes terminarla en menos de una hora.
- Asegúrate de que tu bandeja de entrada está vacía antes de la revisión (esa misma mañana o el día anterior). Hazlo al menos una vez, justo antes de la revisión, si no la has dejado vacía toda la semana. Acelerará considerablemente el proceso de revisión. Esto también se aplica a tu bandeja de entrada de correos electrónicos. (Lee Email Zen: Vacía tu bandeja de entrada).
- Si aún no lo has hecho, limpia tu escritorio. Un espacio de trabajo libre de desorden es crucial para reducir las distracciones.
- Dile a la gente que no te moleste durante una hora y cierra todas las distracciones. Cierra el lector de tu blog, los juegos y cualquier otra cosa que no sea necesaria para la revisión (tu bandeja de entrada debe estar vacía).
- Haz una lista por adelantado. Yo imprimí un montón de listas de comprobación para la revisión semanal, incluidas las del volcado mental y las de cada paso de la revisión. (Los enlaces están al final de este artículo).
- Presta atención a la revisión y léela detenidamente. Adopta el estado de ánimo adecuado.
- De vez en cuando me pongo a escribir artículos a toda pastilla. A veces puedo leer las más de 200 entradas de blog sin leer de mi Google Reader en menos de 20 minutos. Para tu revisión, haz esto. Simplemente, dale caña. No te distraigas. Dale caña.
- Cuando termines, date un capricho. Ahhh. La satisfacción de terminar una revisión no tiene parangón, con la posible excepción de las tareas que es mejor dejar en manos de tu pareja.
Aquí están los enlaces a las listas de comprobación que mencioné en el paso 5, previa solicitud:
- Davidco está en la lista de comprobación de Revisión Semanal; alternativamente, pruebe MineZone wiki (desplácese hacia abajo hasta Revisión Semanal); ambas requieren registro y son gratuitas.
- Lista de activadores de Barrido Mental: 43 carpetas (extraída del libro)
Para mi Revisión Semanal, imprimo ambas listas de control (tengo una pila de ellas en mi escritorio).
