Mi escritorio estaba lleno de todo lo que había trabajado, por no hablar de las docenas de cosas que no había hecho: Notas, post-its, teléfonos, papeles que necesitaban ser archivados, montones de cosas en las que quería trabajar más tarde. Estaba muy ocupado para ordenarlos, y cuando lo hacía, se acumulan rápidamente.
Hoy las cosas son diferentes. Hoy en día, mi escritorio está siempre ordenado, salvo por una cosa en la que estoy trabajando y, tal vez, un cuaderno y un bolígrafo para escribir notas, ideas o tareas a medida que van surgiendo. Es un sentimiento liberador, relajante, reduce el estrés y el desorden… definitivamente facilita la búsqueda de cosas cuando las necesitas y me hace más productivo.
¿Cómo se hace una transformación? Bueno, ha sido un camino difícil, y he mejorado con los años, pero los pasos básicos se pueden leer a continuación. Lo más importante es que debes tener un sistema y aprender a seguirlo. De lo contrario, es posible que organices tu escritorio y pronto vuelva a estar desordenado.
1. Primero recoge todo lo que tienes en tu escritorio y en tus cajones y ponlo en un montón
Ponlo en tu «cesta» si no cabe todo, ponlo en el borde de tu escritorio o algo similar. A partir de ahora, todo lo que entre debe ir a tu «cesta» y lo procesas todo como se muestra a continuación.
2. Analiza ese montón de arriba a abajo
Nunca te saltes una hoja, nunca vuelvas a poner una hoja en en montón. Haz lo que tengas que hacer con el papel y luego pasa al siguiente. Opciones: Tirar, delegar, guardar, hacer o poner en la lista de tareas pendientes para más tarde. Exactamente en ese orden. Hazlo si tardas 2 minutos o menos. Si necesitas más y no puedes borrarlo, delegarlo o archivarlo, añádelo a tu lista de tareas pendientes.
3. Repite esto al menos una vez al día para mantener tu escritorio ordenado
El mejor momento es al final del día, porque tiendo a pensar en mi día y a ordenarlo. Una vez que hayas ordenado tu montón, tu escritorio estará limpio. Habrás tirado las cosas, las habrás archivado o las habrás puesto de alguna manera en su sitio. Debes seguir el sistema descrito anteriormente: Coloca todo en tu cesta y luego relaciona cada papel con uno de las accciones anteriores. Sin embargo, debes comprobar las tareas pendientes con regularidad (diaria o semanalmente) para estar seguro de que todo se ha eliminado.
Es tan sencillo como esto. ¿Tienes un número de teléfono en el Post-it? No lo dejes en tu escritorio. Guárdalo en tu agenda o programa de contactos. ¿Hay algo en lo que todavía tenga que trabajar? No dejes el papel en tu mesa. Ponlo en tu lista de tareas.
Dejar las cosas en el escritorio es procrastinar. Si las dejas para más adelante, las cosas se acumularán en tu mesa. Resuelvelos inmediatamente, toma decisiones, actúa.
Lo que he escrito son buenos hábitos para interiorizar, pero lleva tiempo. Es fácil fallar pero insiste y pronto se convertirá en un hábito que te resultará difícil abandonar. Y créeme, una vez que te acostumbres a tu mesa de escritorio limpia, no querrás renunciar a ella.
